מדריך לאדמינים

בוט הדיווחים של הלקוח

מה הבוט עושה בכל יום, איזה הודעות תקבלו בטלגרם ומה עושים איתן, ואיך מנהלים אתרים, עובדים, רכש ותפוקה בדשבורד.

1היום של הבוט

הבוט מדבר עם ראשי הצוות בטלגרם, בשפה שלהם (עברית, אנגלית או הינדי), ומעביר אליכם את התמונה בעברית. ימי עבודה: א׳–ו׳.

06:00
תכנון בוקר - כל ראש צוות מספר מי מהעובדים הגיע ומה כל אחד עושה היום.
17:00
דיווח סוף יום - מה בוצע בפועל, כמה (מ"ר, דלתות...) ומי עשה. אתם מקבלים התראה על כל דיווח.
21:00
סיכום יומי אליכם - הודעה נפרדת על כל ראש צוות: תכנון, ביצוע, רכש ודירוג.
רביעי 16:10
בקשת רכש שבועית - קישור לטופס: ציוד, חומרים ותגבור כוח אדם לשבוע הבא. מי שלא מילא מקבל תזכורת, ובבוקר שאחרי - אתם מקבלים התראה.
שני 08:10
דירוג שבועי - ראש הצוות מדרג כל עובד. הציון המשוקלל מופיע בכרטיס העובד בדשבורד.
השעות כאן הן של הלקוח שלכם. אפשר לשנות שעות לאתר ספציפי - בדשבורד, לשונית "אתרים", כפתור ⏰ ליד האתר.

2התחלה - פעם אחת

כניסה לדשבורד

  1. קיבלתם קישור הזמנה - פתחו אותו ובחרו סיסמה (לפחות 8 תווים).
  2. מעכשיו נכנסים עם מספר הטלפון והסיסמה. שכחתם סיסמה? בקשו קישור איפוס ממי שפתח לכם את המשתמש.

חיבור הטלגרם שלכם - חובה

בלי זה הבוט לא יכול לשלוח לכם שום התראה.

  1. פתחו בטלגרם את הבוט של הלקוח ולחצו Start.
  2. שלחו לבוט את מספר הטלפון שאיתו אתם נכנסים לדשבורד, למשל 0501234567.
  3. הבוט יענה "הטלגרם שלך קושר לחשבון האדמין" - זהו.
הבוט
שלום דנה! הטלגרם שלך קושר לחשבון האדמין שלך בדשבורד.
אם הבוט לא זיהה את המספר - ודאו שזה בדיוק המספר שאיתו נכנסים לדשבורד.

3אתרים, מלאכות ועובדים

העובדים נמשכים אוטומטית מאדם טף כמה פעמים ביום. מה שעליכם לעשות: לפתוח מלאכות, לשייך עובדים ולמנות ראשי צוות.

פתיחת מלאכה באתר

  1. לשונית אתרים ← ליד האתר + מלאכה.
  2. בוחרים מלאכה (צבע, ריצוף, טיח...) ושומרים.

שיוך עובדים

  1. עובד חדש מאדם טף מחכה ב"לא משויך" בלוח מפת כוח אדם.
  2. פותחים את הכרטיס שלו ובוחרים פרויקט (מלאכה).

מינוי ראש צוות

  1. בכרטיס העובד: תפקיד ← ראש צוות.
  2. ראש הצוות פותח את הבוט, לוחץ Start ושולח את השם או מספר העובד שלו. מעכשיו הבוט מדבר איתו.
  3. שלחו לו את מדריך ראשי הצוות: /guide (באנגלית ובהינדי).
ראש צוות שאומר לבוט שעובד "לא בצוות שלו" - העובד יוצא אוטומטית ל"לא משויך" ותקבלו על זה הודעה. כדאי לבדוק לאן הוא באמת שייך.

4ההתראות שתקבלו בטלגרם

דיווח סוף יום

הבוט
📋 דיווח סוף יום - אתר מגדלים · צבע ראש צוות: Ramesh ✅ 6 נוכחים · 1 חסר • קומה 12 צבע - 80 מ"ר (Vijay, Suresh) • ניקוי דלתות - 11 דלתות (Raju)
👍 כל הכבוד⚠️ חסר פירוט

הכפתורים שולחים לראש הצוות תגובה בשפה שלו. רוצים לכתוב משהו משלכם? השיבו (Reply) להודעה בטלגרם - הבוט יתרגם ויעביר.

בקשת רכש לאישור

הבוט
🛒 בקשת רכש - אתר מגדלים · צבע ביקש: Ramesh 📦 ציוד: 1. 10 × מברשת צבע 2" 🧱 חומרים: 2. 12 שק × טיח תרמי
✅ 1. מברשת צבע 2" ×10
✅ 2. טיח תרמי ×6/12
✏️ שינוי כמויות (אישור חלקי)
אשר מסומנים (2/2)דחה הכל

לחיצה על פריט = לא לאשר אותו. "✏️ שינוי כמויות" = ➖/➕ לאישור חלק מהכמות.

עוד התראות

האדמין הראשון שמחליט על רכש - קובע. ההודעה מתעדכנת אצל כל האדמינים ל"אושר ע"י...", כך שאף אחד לא מאשר פעמיים.

5רכש, חומרים ומחסן

ציוד (כלים) וחומרים (מלט, חול, טיח...) עוברים בדיוק את אותה דרך:

  1. ראש הצוות ממלא את הטופס השבועי. מה שלא ברשימה - כותב ב"אחר" (בחומר - גם יחידת מידה).
  2. אתם מאשרים בטלגרם - הכל, חלק מהפריטים, או חלק מהכמות. ראש הצוות מקבל מיד מה אושר לו, ואם יש פערים - מה בדיוק.
  3. אחראי המחסן מקבל את מה שאושר ולוחץ Sent כשהוא שולח. המלאי זז מהמחסן לאתר.
  4. ראש הצוות מאשר קבלה - ומסמן מה לא הגיע. על חוסר תקבלו ⚠️.

בדשבורד: רכש וכוח אדם - כל הבקשות (ציוד וחומרים בנפרד), מחסן וחוסרים - מלאי וחוסרים, צפייה בקטלוג - הוספת פריטים וחומרים (+ חומר חדש).

פריט שראש צוות כתב ב"אחר" מסומן 🆕. כשמאשרים - הוא נכנס לקטלוג ומופיע בטופס לכולם.

6תפוקה ודירוג בדשבורד

תפוקה יומית

בוחרים טווח תאריכים. בטבלה לפי פרויקט - לחיצה על פרויקט פותחת את כל מה שבוצע בו, יום אחרי יום:

מה בוצעכמותעובדים
קומה 12 צבע80 מ"רVijay, Suresh
ניקוי דלתות11 דלתותRaju
ניהול עובדיםלא נמסרה כמותRamesh

מה שמסומן בכתום (לא נמסרה כמות / לא פורט) - חסר בדיווח. זה המקום לבקש מראש הצוות לפרט יותר.

דירוגים

הציון של כל עובד = 75% ממוצע השאלות + 25% דירוג יחסי בתוך הצוות. בכרטיס העובד רואים את הציון המשוקלל, ולחיצה עליו פותחת היסטוריה (אפשר לייצא ל-CSV).

7כשמשהו לא עובד

ראש צוות לא מקבל הודעות מהבוט

בדקו בכרטיס העובד שהתפקיד הוא "ראש צוות" ושיש לו טלגרם מקושר. אם אין - שיפתח את הבוט, ילחץ Start וישלח את השם או מספר העובד שלו.

אני לא מקבל/ת התראות

חברו את הטלגרם שלכם (פרק 2). אם כבר חיברתם - ודאו שלא חסמתם את הבוט בטלגרם.

עובד לא מופיע בדשבורד

העובדים נמשכים מאדם טף כמה פעמים ביום. עובד חדש מופיע ב"לא משויך". אם הוא לא שם - בדקו באדם טף שהוא פעיל ומשויך לאתר הנכון.

עובד שויך לאתר הלא נכון

פותחים את הכרטיס ומשנים פרויקט. אם אדם טף שיבץ אותו מחדש באתר אחר - הסנכרון יעביר אותו לשם.

הדיווח של ראש צוות נראה לא נכון

אפשר לתקן ידנית בלשונית "תפוקה יומית" (+ דיווח ידני), ולסמן "אומת בשטח" אחרי ביקור באתר.

למי פונים

תקלה או רעיון - כפתור 💬 בפינת הדשבורד. ההודעה מגיעה ישר לצוות הטכני.